Det kommer et øyeblikk i hver produktleders uke da en retning må ut av hodet. Den kan gå til et team, en nyansatt, en partner eller en leverandør. Den som tar imot den, vil ta dusinvis av små valg du aldri får se. Det eneste du kan være sikker på at de tar med seg, er det du skrev ned.
De fleste av oss skriver for mye. Vi beskriver skjermene vi ser for oss, rekkefølgen vi ville gjort ting i, grensetilfellene vi tilfeldigvis husker. Det føles raust. I praksis gir det videre detaljene våre og lar selve retningen bli liggende begravd et sted i midten.
En god brief gjør det motsatte. Den får plass på én side, og alt på den siden er noe bare du kunne ha bestemt.
Hvorfor én side
Én side er en begrensning, og begrensningen er poenget.
En lang brief lar deg slippe å velge. Hver idé får et avsnitt, så ingenting må rangeres. En enkelt side tvinger frem spørsmålet hver retning trenger svar på: Av alt du kunne sagt, hvilke ting ville endret resultatet hvis de manglet?
Den endrer også hvem som gjør tenkingen. En brief som staver ut hvert steg, ber leseren følge etter. En brief som sier hvor man skal og hvilke grenser som gjelder, ber leseren finne veien. Den andre typen leser tar med seg sin egen dømmekraft, og den dømmekraften er som regel grunnen til at du ga arbeidet videre i utgangspunktet.
Hva siden inneholder
Fire deler er nok. Mangler én av dem, er retningen ikke klar til å gis videre ennå.
Resultatet. En eller to setninger om hva som vil være annerledes for noen utenfor teamet. «En ny kunde kan invitere kollegene sine uten å spørre oss.» «Økonomi kan lukke måneden uten å eksportere noe for hånd.» Skriv det slik at en kunde ville kjent det igjen, ikke slik at en utvikler ville visst hvor man skal begynne.
Hvem det er for. Navngi menneskene som skal få en annen dag. Ikke «brukere», men den bestemte gruppen: administratoren hos en mellomstor kunde, personen som signerer fornyelsen, supportkollegaen som svarer på det samme spørsmålet hver uke. Når leseren står overfor et valg du ikke forutså, er det denne linjen de kommer tilbake til.
Hva som ikke må gå i stykker. Hver retning går tett på noe kundene allerede stoler på. En faktureringsflyt, en integrasjon en stor kunde er avhengig av, et løfte gitt i en kontrakt. List opp de få som betyr noe. Dette er delen folk oftest utelater, og delen som betyr mest når retningen er i noen andres hender.
Hvordan ferdig ser ut for kunden. Beskriv øyeblikket da du ville sagt at retningen er nådd, sett fra kundens side. «En administrator setter opp et team på tjue uten en supportsak.» Ikke «funksjonen er bygget», men hva noen nå kan gjøre som de ikke kunne før. Det er slik du og den som bærer den, til slutt blir enige om at du fikk det du ba om.
Hva siden utelater
Det du utelater, betyr like mye som det du tar med.
Hvordan det gjøres. Rekkefølgen på arbeidet, utformingen av hver skjerm, valget mellom to fornuftige måter å bygge det på. Skriver du ned dette, slutter det å være forslag. Leseren vil følge dem selv når de finner en bedre vei, fordi siden sa at de skulle.
Gjetningene dine om løsningen. Du har kanskje et bilde av svaret i hodet. Hold det tilbake, eller merk det tydelig som én mulighet blant flere. En brief som beskriver problemet godt, får ofte et bedre svar enn det forfatteren så for seg.
Alt som er sant, men ikke avgjørende. Historien om hvordan ideen oppsto, de tre møtene der den ble diskutert, konkurrenten som gjorde noe lignende. Nyttig bakgrunn, kanskje, men den hører hjemme i en samtale, ikke på siden som skal bære retningen.
Løfter om datoer dere ikke har avtalt. En brief som sier «innen slutten av måneden» før noen har sett på arbeidet, gjør en retning om til en frist. Betyr tidspunktet noe, så si hvorfor det betyr noe, og la datoen være opp til samtalen som følger.
Å skrive den
Begynn med resultatet, og gå ikke videre før det leses som én enkel setning. Trenger du et avsnitt for å si hva som vil være annerledes, har du mer enn én retning, og hver av dem fortjener sin egen side.
Skriv så de tre andre delene i korte linjer. Les siden som om du var den som tar imot den, uten noe av sammenhengen i hodet. Kunne du tatt en god beslutning en torsdag ettermiddag, uten noen å spørre, bare ved hjelp av denne siden? Hvis ikke, mangler noe. Merker du at du vil legge til instruksjoner, så se på resultatet igjen. Det er sannsynligvis ikke tydelig nok ennå.
Ta til slutt noe ut. Nesten hvert første utkast bærer på én detalj forfatteren ikke klarte å gi slipp på. Den linjen er som regel den som ville snevret inn arbeidet mest.
Hva som endrer seg når siden er kort
En kort brief er lettere å huske, og det betyr at den faktisk blir brukt. Folk går tilbake til en enkelt side når de er usikre. De går sjelden tilbake til et langt dokument.
Den gjør det også lettere å si nei underveis. Når en forespørsel kommer midt i arbeidet, gir briefen et raskt svar: Tjener dette resultatet, for disse menneskene, uten å ødelegge det som ikke må gå i stykker? Hvis ikke, må det vente. Ingen trenger å komme og finne deg for å spørre.
Og den holder oppmerksomheten din der den hører hjemme. Når retningen først er skrevet godt ned, trenger du ikke lenger å bære detaljene i hodet. Du kan løfte blikket mot neste retning, og se tilbake på denne når det er noe å vurdere: resultatet du ba om, og om det kom frem.
Der vi kommer inn
«Du setter retningen. Vi bærer arbeidet helt frem til levert programvare.»
Har du en retning du vil gi videre, la oss snakke sammen. Det starter med en samtale, helt uforpliktende.
